Remote: Gefahrloses kreatives Zusammenarbeiten in der Krise

Die Corona-Krise hält die ganze Welt in Atem. Zum Schutz unse­rer Gesund­heit wer­den Sozi­al­kon­takte ein­ge­schränkt oder über­haupt unter­sagt. Das hat natür­lich auch gra­vie­rende Aus­wir­kun­gen auf die Wirt­schaft und die Arbeits­welt. Zum Glück gibt es heute jedoch die elek­tro­ni­schen Medien und die vir­tu­elle Welt. In diese digi­tale Welt kann man sich flüch­ten, ohne Gefahr zu lau­fen, sich mit irgend­ei­nem bösen Virus zu infi­zie­ren. Abge­se­hen von Com­pu­ter­vi­ren – aber das ist eine andere Geschichte. 

Bei Lock­ruf nut­zen wir diese tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten schon lange und möch­ten hier ein paar Ein­bli­cke und Tipps geben, wie Remote-Zusam­men­ar­beit funk­tio­nie­ren kann. 

Die Krise als Chance

Arbeits­kon­fe­ren­zen, Team­be­spre­chun­gen und sogar Kri­sen­sit­zun­gen kön­nen heute via Skype, in Form von Video­kon­fe­ren­zen oder per Chat durch­ge­führt wer­den. Die der­zei­tige Kri­sen­si­tua­tion kann des­halb auch durch­aus als Chance bezeich­net wer­den, um den Umgang mit den Neuen Medien zu praktizieren. 

In vie­len Unter­neh­men ist die Remote-Arbeit bereits zu einem Bestand­teil der inner­be­trieb­li­chen Beschäf­ti­gung gewor­den. Auch das Home­of­fice wird in vie­len Bran­chen bereits prak­ti­ziert. Auch Klein- und Mit­tel­be­triebe kön­nen die Chance nut­zen, um sich mit die­sen Tech­ni­ken ver­traut zu machen. Gerade in der Kri­sen­zeit bie­tet die Remote-Zusam­men­ar­beit gute Mög­lich­kei­ten, um den Betrieb auch ohne direk­ten Kon­takt mit Mit­ar­bei­tern wei­ter­lau­fen zu lassen. 

Hier erfah­ren Sie, wie Sie als Unter­neh­mer, Mit­ar­bei­ter oder Geschäfts­füh­rer eines (klei­ne­ren) Unter­neh­mens trotz sozia­ler Ein­schrän­kun­gen in der Lage sein kön­nen, wei­ter­zu­ar­bei­ten und mit Geschäfts­part­nern, Kun­den oder Lie­fe­ran­ten in Kon­takt zu bleiben. 

Die Remote-Zusammenarbeit

Der Begriff Remote-Arbeit bezeich­net eine Form der Zusam­men­ar­beit, die aus­schließ­lich auf digi­ta­ler Ebene statt­fin­det. Remote stammt aus dem Eng­li­schen und bedeu­ten eine Zusam­men­ar­beit aus der Ferne. Zur Remote-Zusam­men­ar­beit zäh­len bei­spiels­weise Video­chats oder Video­kon­fe­ren­zen. Ein­zige Vor­aus­set­zun­gen dafür sind die dafür not­wen­di­gen tech­ni­schen End­ge­räte wie PC, Lap­top, Tablet oder Smart­phone sowie eine gute WLAN-Ver­bin­dung oder ein Wi-Fi. Die meis­ten Men­schen ver­fü­gen heute bereits über diese Tech­no­lo­gie und auch Ihr Unter­neh­men wird damit aus­ge­stat­tet sein. 

Vorteile der Remote-Arbeit

Die Vor­teile, wel­che diese Art der digi­ta­len Zusam­men­ar­beit bie­tet, sind viel­fäl­tig. Dazu zäh­len hauptsächlich:

• Orts­un­ab­hän­gig­keit
  Remote-Arbeit kann von fast über­all auf der Welt aus­ge­führt wer­den. Egal, ob man sich in der eige­nen Woh­nung oder am Urlaubs­ort befin­det. Das gilt natür­lich nicht nur in Kri­sen­zei­ten, son­dern generell.

• Spar­po­ten­zial
  In der Remote-Arbeit steckt auch ein gewis­ses Spar­po­ten­zial. Mit­ar­bei­ter müs­sen dadurch nicht mehr täg­lich zu ihrem Arbeits­platz pen­deln, was vor allem Zeit und Geld spart. Der Arbeit­ge­ber erspart sich damit teure Büro­ein­rich­tun­gen und in man­chen Fäl­len auch Miet­kos­ten für große Büro­räum­lich­kei­ten. Und natür­lich spa­ren Sie auch die Kos­ten, die zum Bei­spiel wir als Agen­tur berech­nen müss­ten, wenn wir direkt zu Ihnen kommen. 

• Reduk­tion der Fluk­tua­ti­ons­rate
  Stu­dien haben gezeigt, dass Remote-Mit­ar­bei­ter effi­zi­en­ter arbei­ten und eher bereit sind, Über­stun­den zu machen. Die Mit­ar­bei­ter­fluk­tua­tion bleibt dadurch eben­falls wesent­lich niedriger.

Werkzeuge der Remote-Arbeit

Um ein umfang­rei­ches und effi­zi­en­tes Remote-Arbei­ten mög­lich zu machen, ist die Nut­zung ver­schie­de­ner Instru­mente eine unab­ding­bare Vor­aus­set­zung. Die Remote-Mit­ar­bei­ter müs­sen Zugriff auf diverse Tools wie Video­te­le­fo­nie, Chat­funk­tio­nen, soziale Medien und ein Intra­net haben.

Videochat und Videokonferenzen in Zeiten der Krise 

Gerade wich­tige Bespre­chun­gen oder Team­sit­zun­gen dul­den auch in Kri­sen­zei­ten kei­nen Auf­schub. Da soziale Kon­takte der­zeit nur ein­ge­schränkt mög­lich sind, emp­fiehlt es sich, diese Bespre­chun­gen via Video­te­le­fo­nie oder bei Video­kon­fe­ren­zen durchzuführen. 

Technische Voraussetzungen für die Videotelefonie

Die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen, die man für die Durch­füh­rung eines Video­chats braucht, sind bereits in allen heute gebräuch­li­chen End­ge­rä­ten vor­han­den. Die meis­ten Note­books ver­fü­gen bereits über eine inte­grierte Kamera für die Video­te­le­fo­nie. Im Extrem­fall kön­nen jedoch externe Web­cams ein­ge­setzt wer­den. Da die meis­ten Inter­net­ver­bin­dun­gen breit­ban­dig sind, ist auch die Geschwin­dig­keit der Daten­über­tra­gung kaum ein Pro­blem. Eine wei­tere Mög­lich­keit für den Video­chat ist die Nut­zung eines Sky­pes. Aber auch zahl­rei­che Apps ste­hen für den Video­chat zur Ver­fü­gung. Dazu gehö­ren Whats App, Tele­gram, Signal oder Threema. Wir nut­zen diese Mög­lich­kei­ten und Sie haben dadurch die Gele­gen­heit, mit uns in die­ser Form zusammenzuarbeiten. 

Wie funktioniert ein Videochat?

Ein Video­chat ist nichts ande­res als ein Tele­fo­nat, wel­ches über das Inter­net geführt wird. Viel­fach wird der Video­chat des­halb auch als Video­te­le­fo­nie bezeich­net. Die Ver­bin­dung läuft dabei über den Lap­top oder ein ande­res End­ge­rät mit ein­ge­bau­ter Video­ka­mera oder einer exter­nen Video­ka­mera. Dar­über hin­aus braucht man ein ent­spre­chen­des Pro­gramm, wel­ches den Chat tech­nisch unter­stützt. Wir haben für Sie die oben erwähn­ten Tech­ni­ken kurz erwähnt. Sie müs­sen sich nur noch über einen Anbie­ter anmel­den, den auch wir ver­wen­den und kön­nen so mit uns in Kon­takt tre­ten. Die Qua­li­tät der Bild- und Ton­über­tra­gung hängt dabei von der Qua­li­tät ihrer Web­cam und ihres Mikro­fons ab. Die Anmel­dung bei einem Anbie­ter wie Skype oder Whats­App erfolgt in der Regel via E‑Mail, durch die Mobil­funk­num­mer oder Ihrer Festnetznummer. 

Das soll­ten Sie beim Video­chat beachten:
Beim Video­chat soll­ten Sie jedoch einige Punkte beachten.

1. Kün­di­gen Sie Ihren Video­chat am bes­ten per SMS an.
2. Ach­ten Sie auf kor­rekte Kleidung.
3. Füh­ren Sie den Chat, wenn mög­lich, aus einer unge­stör­ten Umge­bung durch.
4. Sind meh­rere Per­so­nen am Chat betei­ligt, las­sen Sie alle ausreden.

Wie läuft eine Video­kon­fe­renz ab?
Video­kon­fe­ren­zen sind heute beson­ders effi­zi­ent und kos­ten­güns­tig. Man erspart sich dadurch auch die Kos­ten und Stra­pa­zen für die Reise zu einem Kon­fe­renz­ort, was gerade in der jet­zi­gen Situa­tion vor­teil­haft ist. Aller­dings ist die Ein­rich­tung einer guten Video­kon­fe­renz nicht nur vom tech­ni­schen Equip­ment abhän­gig, son­dern auch von der Wahl des rich­ti­gen Konferenzraumes. 

Technische Voraussetzungen für einen Videokonferenz

Bei der tech­ni­schen Aus­stat­tung ste­hen nicht nur eine schnelle Inter­net­ver­bin­dung und eine stö­rungs­freie WLAN-Ver­bin­dung im Vor­der­grund, son­dern auch Bea­mer und Moni­tore. Eine gewöhn­li­che Web­cam reicht für die Anfor­de­run­gen einer Video­kon­fe­renz meist nicht aus. 
Aus die­sem Grund erfor­dert eine Video­kon­fe­renz eine etwas umfang­rei­chere tech­ni­sche Aus­stat­tung. Zu den wich­tigs­ten Ele­men­ten gehören:

• Video­kon­fe­renz­sys­teme
  Zu die­sen zäh­len all jene Geräte, auf wel­chen die Video­kon­fe­renz über­tra­gen wird und abläuft. Heute unter­schei­det man ver­schie­dene Sys­teme für Video­kon­fe­ren­zen. In ers­ter Linie wer­den Desk­top­sys­teme, Rol­la­bouts oder Raum­sys­teme ver­wen­det. Bei Desk­top­sys­te­men fun­giert ein PC als zen­tra­les Ele­ment. Die­ser PC ist zusätz­lich mit einem Head­set und einer exter­nen Web­cam aus­ge­stat­tet. Set­top-Boxen oder Rol­la­bouts sind kom­pakte Video­kon­fe­renz­ge­räte, wel­che alle not­wen­di­gen Details bereits vor­in­stal­liert haben. Raum­sys­teme bestehen aus sepa­ra­ten Gerä­ten wie Moni­tore, Kame­ras und Mikro­fone, die sich fle­xi­bel ein­set­zen las­sen. Für klei­nere Unter­neh­men eig­nen sich in Zei­ten der Corona-Krise jedoch bereits Desk­top­sys­teme. Diese sind kos­ten­güns­tig und schnell instal­liert. Auch beim Home­of­fice fin­den diese Sys­teme Anwendung.

• Aus­stat­tung von Kon­fe­renz­räu­men
  Die Wahl des rich­ti­gen Kon­fe­renz­raums spielt eben­falls eine große Rolle. Das gilt aller­dings haupt­säch­lich für große Kon­fe­ren­zen, die inter­na­tio­nal ablau­fen. Aber auch wich­tige stra­te­gi­sche Kon­fe­ren­zen kön­nen dar­auf nicht ver­zich­ten. Wol­len Sie mit Geschäfts­part­nern im Rah­men einer Video­kon­fe­renz ver­han­deln, so sollte der Kon­fe­renz­raum, aus dem die Kon­fe­renz über­tra­gen wird, einem stil­voll ein­ge­rich­te­ten Bespre­chungs­raum glei­chen. Zudem ist eine gute Beleuch­tung wich­tig, denn die Kon­fe­renz­teil­neh­mer wol­len sich auch im Bild erken­nen kön­nen. Außer­dem sollte der Raum über eine gute Schall­iso­lie­rung ver­fü­gen, um Rück­kop­pe­lungs­ef­fekte zu ver­mei­den und die Ton­qua­li­tät auf hohem Niveau zu halten.

Das sollten Sie bei einer Videokonferenz beachten

Auch für die Durch­füh­rung von Video­kon­fe­ren­zen gibt es einige Erfolgsregeln.

• Sam­meln Sie bereits vor der Kon­fe­renz die not­wen­di­gen Fragen

• Über­prü­fen Sie die tech­ni­schen Ein­rich­tun­gen vor Beginn der Konferenz

• Wäh­len Sie den rich­ti­gen Ort für die Konferenz

• Ach­ten Sie auf gute Licht- und Tonqualität

• Beu­gen Sie Stö­run­gen durch andere Per­so­nen vor

Wie bei einer nor­ma­len Kon­fe­renz gel­ten auch für jede Video­kon­fe­renz die glei­chen Regeln. Es sollte auf jeden Fall ein Kon­fe­renz-Mode­ra­tor fest­ge­legt wer­den. Die­ser sorgt in ers­ter Linie dafür, dass die Wort­mel­dun­gen geord­net blei­ben und nicht gleich­zei­tig erfol­gen. Beim Gespräch mit dem Gegen­über erfolgt die­ses via Kamera. Bli­cken Sie daher in die Kamera, wenn Sie mit einem Kon­fe­renz­teil­neh­mer spre­chen. Am Ende der Kon­fe­renz soll­ten die ein­zel­nen Ergeb­nisse schrift­lich in einem Pro­to­koll erfasst werden. 

Die wichtigsten Tools für Videokonferenzen und Videochats

Es gibt mitt­ler­weile eine Viel­zahl von Soft­ware­an­bie­tern, wel­che die pas­sen­den Tools für eine Video­kon­fe­renz oder einen Video­chat zur Ver­fü­gung stel­len. Viele davon kön­nen sogar eine Zeit lang kos­ten­los genutzt wer­den.

Skype
Skype ist das bekann­teste Tool für Video­chats oder Video­kon­fe­ren­zen. Skype wurde bereits 2003 ein­ge­führt und gehört seit 2011 zu Micro­soft. Das Tool ermög­licht einen kos­ten­lo­sen Zugang zur Inter­net­te­le­fo­nie. Man kann Sykpe als Anwen­der­pro­gramm nut­zen oder über den Brow­ser down­loa­den. Skype ermög­licht den Video­chat mit fast jedem Head­set oder Mikro­fon. Beim Chat kön­nen auch Text­nach­rich­ten in for­ma­tier­ter Form ver­sen­det wer­den.

Micro­soft Teams
Dabei han­delt es sich um eine Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form mit der man Chats und Bespre­chun­gen online durch­füh­ren und Nach­rich­ten ver­sen­den und emp­fan­gen kann. Auf­grund der Corona-Krise war die­ser Dienst zeit­weise jedoch über­las­tet.

Whats­App
Whats­App zählt eben­falls zu den am häu­figs­ten genutz­ten Tools für die Remote-Zusam­men­ar­beit. Der Dienst wurde 2009 ins Leben geru­fen und gehört zur Face­book Inc. Whats­App bie­tet seine Dienste in ers­ter Linie für mobile End­ge­räte wie Smart­phones oder Tablets an. Seit 2015 gibt es auch eine Ver­sion die­ser App, wel­che brow­ser­get­stützt ver­wen­det wer­den kann.

Tele­gram
Tele­gram ist ein Instant-Mes­sa­ging-Dienst, der Cloud-basiert arbei­tet und kos­ten­los genutzt wer­den kann. Er eig­net sich sowohl für den PC als auch für Smart­phones, Tablets oder Smart­wat­ches. Mit Tele­gram kön­nen cloud­ba­sierte Chats durch­ge­führt wer­den oder auch geheime Chats.

Signal
Signal ist eben­falls ein freier Mes­sen­ger, der Inhalte ver­schlüs­selt über­mit­telt. Auf­grund der Sicher­heits­tech­no­lo­gie kön­nen alle ver­sen­de­ten Daten weder von Drit­ten noch vom Betrei­ber selbst ein­ge­se­hen wer­den. Die­ser Dienst eig­net sich daher beson­ders für die Über­mit­te­lung ver­trau­li­cher Inhalte.

Threema
Die­ser Mes­sa­ging-Dienst ist ein Pro­dukt aus der Schweiz und wurde spe­zi­ell für die Nut­zung auf mobi­len End­ge­rä­ten kon­zi­piert. Aller­dings ist bei die­sem Dienst die dazu­ge­hö­rige Soft­ware nicht kos­ten­los erhältlich. 

Tipps für die Remote-Arbeit

Für die Remote-Arbeit kön­nen Sie alle hier erwähn­ten Tools ver­wen­den. Wel­ches Tool für Ihr Unter­neh­men das pas­sendste ist, hängt aller­dings von den indi­vi­du­el­len Vor­aus­set­zun­gen ab. Das betrifft die Daten, wel­che über­mit­telt wer­den sowie die tech­ni­schen Geräte, die man ver­wen­det wie PC oder Smart­phone. Hier fin­den Sie die wich­tigs­ten The­men, die Sie bei der Remote-Arbeit berück­sich­ti­gen sollte.

Sicher­heit
Wenn Sie Ihre Mit­ar­bei­ter anwei­sen remote zu arbei­ten, stel­len Sie sicher, wer auf wel­che Infor­ma­tio­nen zurück­grei­fen darf. Wenn Mit­ar­bei­ter von zuhause aus auf pri­va­ten Gerä­ten arbei­ten, sor­gen Sie dafür, dass Ihr Fir­men­netz­werk über einen aktu­el­len und soli­den Viren­schutz ver­fügt. Sie kön­nen auch dafür sor­gen, dass Sie Mit­ar­bei­ter mit eige­ner Fir­men­hard­ware für zuhause ver­sor­gen. Zur Über­mitt­lung sen­si­bler Daten kön­nen Sie ein VPN (Vir­tu­el­les pri­va­tes Netzwerk)verwenden.

Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion
Ein wesent­li­cher Punkt bei der Remote-Zusam­men­ar­beit ist die Moti­va­tion der ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter. Sind die Mit­ar­bei­ter nicht gemein­sam in einem Büro anwe­send, so ist ein Feed­back über die geleis­tete Arbeit nur schwer mög­lich. Des­halb ist es not­wen­dig, Mit­ar­bei­tern auch bei der Tele­ar­beit stets ein Feed­back zukom­men zu las­sen. Das gilt nicht nur für Kri­tik, son­dern auch für gut geleis­tete Arbeit. 

Arbeits­ab­läufe
Nicht zuletzt muss auch bei einer Remote-Zusam­men­ar­beit der genaue Arbeits­ab­lauf gewähr­leis­tet sein. Stel­len Sie vorab fest, wel­che Pro­zesse wie und mit­hilfe wel­cher Tools am bes­ten ablau­fen können. 

Rechtliche Rahmenbedingungen für die Heimarbeit

Wenn Sie in Ihrem Unter­neh­men Mit­ar­bei­ter zum Arbei­ten nach Hause schi­cken, so gel­ten natür­lich wei­ter­hin die arbeits­recht­li­chen Bedin­gun­gen. Die wich­tigs­ten Fra­gen, die damit im Zusam­men­hang ste­hen sind:

• Anord­nung von Home­of­fice
  Die Remote-Zusam­men­ar­beit kann nicht ein­sei­tig vom Arbeit­ge­ber ange­ord­net wer­den. Es besteht jedoch die Mög­lich­keit, Mit­ar­bei­tern zu emp­feh­len, künf­tig von zuhause aus ihrer Arbeit nachzugehen.

• Arbeits­zei­ten
  Die übli­chen Arbeits­zei­ten, die in Ihrem Unter­neh­men gel­ten, ändern sich auch bei der Remote-Arbeit nicht. Aller­dings kön­nen durch­aus fle­xi­blere Arbeits­zeit­mo­delle in Erwä­gung gezo­gen werden.

• Lohn- und Gehalts­fort­zah­lung
  Löhne und Gehäl­ter wer­den auch im Fall einer Qua­ran­täne wei­ter an den Mit­ar­bei­ter aus­ge­zahlt. Der Arbeit­ge­ber hat jedoch die Mög­lich­keit, die Gehalts­zah­lun­gen inner­halb von drei Mona­ten nach der Qua­ran­tä­ne­zeit bei den zustän­di­gen Ämtern und Behör­den rück­erstat­ten zu lassen.

Fazit

Diese Hin­weise für die Remote-Zusam­men­ar­beit gel­ten natür­lich nicht nur für die Corona-Krise. Auch in Zukunft wird diese Form des Arbei­tens immer wich­ti­ger wer­den. In vie­len Bran­chen sind Home­of­fice und Remote-Arbeit bereits zu einem fixen Bestand­teil des betrieb­li­chen All­tags gewor­den. In Deutsch­land ver­fügt laut einer Sta­tis­tik vom Bun­des­ver­band für digi­tale Wirt­schaft (BVDW)immerhin bereits über die Hälfte aller Unter­neh­men über die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen für eine erfolg­rei­che Remote-Zusammenarbeit. 

Nut­zen Sie des­halb die der­zei­tige Krise auch als Chance. Wenn Sie mit dem tech­ni­schen Equip­ment Pro­bleme haben oder wei­tere Infor­ma­tio­nen für eine Remote-Zusam­men­ar­beit benö­ti­gen, set­zen Sie sich mit uns in Verbindung. 

Welches Equipment verwendet eigentlich Lockruf?

Es gibt natür­lich viele Hard­ware-Her­stel­ler und Soft­ware-Anbie­ter für die ver­schie­dens­ten Anwen­dungs­ge­biete. Oft wer­den wir gefragt “Und was benutzt Ihr jetzt?” Dar­auf geben wir natür­lich auch hier mal eine kurze Antwort: 

Ver­wen­dete Hard­ware: Als externe Web­cam ver­wen­den wir z.B. die Logi­tech Brio Web­cam oder die C930 Busi­ness Web­cam.
Als Mikro­fon nut­zen wir das Yeti, wel­ches in unse­ren Augen ein sehr gutes Preis-Leis­tungs­ver­hält­nis hat und dann doch für einen etwas bes­se­ren Klang bie­tet, als die inte­grier­ten Web­cam-Mikro­fone. .

Auf Soft­ware­seite set­zen wir auf Micro­soft Team, Skype, Whats­App, Tele­gram, FB-Mes­sen­ger, Threema, Signal.

Unter uns: Es funk­tio­nie­ren natür­lich auch wesent­li­che güns­ti­gere Hard­ware­lö­sun­gen und es gibt auch noch mehr Soft­ware­lö­sun­gen als wir hier auf­lis­ten können. 

Wich­tig ist, dass man fle­xi­bel bleibt und “halt etwas unter­nimmt”. Wir hier bei Lock­ruf wol­len immer ver­su­chen, es Ihnen so leicht wie mög­lich zu machen. Dafür ste­hen wir natür­lich mit Rat und Tat zur Seite und wenn Sie gerne mit einer Lösung arbei­ten wol­len, die wir bis­lang noch nicht auf dem Schirm haben: Immer her damit – wir freuen uns auf neue Herausforderungen. 

In die­sem Sinne,
eure Lock­rufer (aus Kas­sel in die ganze Welt)

Tho­mas & Andy

P.S. Bei Fra­gen und Anre­gun­gen ein­fach einen Kom­men­tar hinterlassen!